Un recente Provvedimento del Garante della Privacy, non commentato sui media, ha aperto uno scorcio su di un tema che è insoluto da tempo nel mondo della videosorveglianza, cioè la determinazione del legittimo tempo di conservazione, o meno, delle immagini, qualora si intenda utilizzarle in una vertenza legale di qualsiasi tipo.

In pratica, se il Provvedimento generale sulla videosorveglianza prevede un termine di conservazione di 24 ore (al massimo estensibile a una settimana), cosa giustifica la ulteriore conservazione di alcuni stralci di immagini quando esse vengano ritenute, in concreto, utili alla difesa in giudizio?Droni&Privacy2015Web-5

A questo va collegato anche il tema della differente posizione delle parti (da un lato il Titolare del trattamento, dall’altro l’interessato) in caso di esercizio del diritto di accesso alle immagini. Infatti l’interessato, una volta esercitato i diritti di cui all’art. 7 del Codice della Privacy, può certamente conservare le “sue” immagini per tutto il tempo che ritiene “ad libitum“, mentre il Titolare sarebbe tenuto a cancellarle entro i termini previsti.

Infatti, prendiamo il caso di un delitto punibile a querela (percosse), ovvero di un semplice contenzioso per il risarcimento danni (ipotizziamo una manovra in un parcheggio, dove un cliente sostiene di avere danneggiato la vettura a causa di un ostacolo frapposto dalla Direzione di un centro commerciale). Se l’interessato presenta istanza immediatamente e ottiene le immagini, in esecuzione del diritto di accesso, entro i 15 giorni “canonici” (sorvoliamo, ora, su cosa succederebbe se esse fossero già state cancellate qualora si fosse superata la settimana), esso ha a disposizione ben tre mesi per querelare, o addirittura svariati anni per promuovere una causa civile. Ma il Titolare del trattamento, dal suo lato, può conservarle solo come riprova di un eventuale contenzioso, pur non intendendo promuoverlo autonomamente?

Ecco perchè è interessante leggere il caso concreto.

Nell’ambito di una vertenze di diritto del lavoro, un dipendente ha richiesto di sua volontà e a sua discolpa che venissero visionate le immagini dei botteghini dove lavorava, a causa del fatto che gli veniva contestato un episodio di mancata corresponsione del resto ad un cliente.

Dette immagini sono state visionate dall’azienda entro una settimana dalla contestazione disciplinare. Invece il Garante non si è dilungato a valutare i tempi (evidentemente non conosciuti) intercorsi tra il fatto e la lettera di contestazione, evidentemente non conoscendoli. Quindi deve desumersi che il periodo di tempo trascorso è ipoteticamente nei limiti massimi previsti.

Nella circostanza l’azienda, dal visionare le immagini nell’esercizio del diritto di accesso dell’interessato, ha tratto la conclusione che esse non comprovassero quanto sostenuto dal richiedente e le ha conservate a fini disciplinari. Nel frattempo ha visionato le immagini registrate e ha contestato al lavoratore alcuni altri episodi illeciti, scoperti in un arco di di tempo di circa 90 gg (quando il tempo massimo prevedibile era di una settimana). Quindi ha inviato una seconda contestazione disciplinare e ha presentato un esposto alla Magistratura.

A tal punto il lavoratore ha contestato, con un ricorso al Garante della Privacy, il trattamento dei dati per essere stato superato il tempo di conservazione previsto dall’anormativa, cioè le 24 ore (ovvero una settimana) delle quali si è parlato prima.

L’Autorità, valutati i fatti e considerato che le immagini venivano registrate per circa tre mesi, ma anche entro la settimana, ha deciso il divieto di ulteriore trattamento dei dati, riservandosi di sanzionare amministrativamente il Titolare del trattamento per l’inottemperanza ai termini previsti.

Contemporaneamente, con una decisione salomonica, ha anche stabilito che le immagini potranno essere ulteriormente conservate solo al fine di una eventuale difesa in giudizio, restando ferma la facoltà dell’Autorità giudiziaria di decidere se ammetterle o meno (ai sensi dell’art. 160, c. 6, del Codice della Privacy).

Insomma: le immagini sono state conservate illegalmente, ma l’utilizzazione è stata fatta salva. Quindi: si paga la multa (salata), ma si possono utilizzare le immagini (tenuto conto che, se saranno utili a dirimere la vicenda, difficilmente il Giudice se ne priverà).

Ora, se non ci sono dubbi, né sembra contestato dall’Autorità Garante, che le immagini vivono una “vita propria” una volta prodotte nella vertenza giudiziaria, poichè le tempistiche sono disciplinate dai codici di rito (Civile e Penale), cosa succede per la conservazione delle stesse a fini difensivi?

Leggendo il Provvedimento generale sulla Videosorveglianza non sembrerebbe esserci scampo: o le immagini vengono presentate agli organi di giudiziari immediatamente, oppure non è consentita una ulteriore conservazione, se non attivando una procedura di Verifica preliminare che sarebbe comunque tardiva rispetto alle esigenze materiali e che nessuno ha mai fatto.

Questo insegna la vicenda in parola: l’Autorità ha ricompreso entrambi i casi, cioè sia la conservazione entro la settimana per finalità di difesa legale”interne”, che dopo tale periodo.

Lo ripetiamo: se per quanto è stato registrato nell’arco di 90 giorni è palese l’illiceità della condotta del Titolare (non essendoci alcuna pronuncia positiva e preventiva a seguito di Verifica preliminare), cosa bisogna fare per le immagini acquisite nel tempo di una settimana? Perchè l’Autorità si è pronunciata per l’illiceità “tout court“?

Questo, tenuto conto che il “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive“, all’art. 1, prevede espresssamente che i dati possono essere trattati dagli avvocati anche “nella fase propedeutica all’instaurazione di un eventuale giudizio”.

Ma ancora, considerate le rilevanti e gravi conseguenze che possono insorgere in caso di erronea valutazione, come è umanamente possibile, per chi deve decidere, stabilire se utilizzare le immagini entro le 24 ore, ovvero entro la settimana, prima ancora di coinvolgere un eventuale legale o presentare direttamente denuncia?

E’ un argomento delicato che, va detto, nei corridoi del Garante fu discusso tra gli addetti ai lavori subito dopo il rilascio del Provvedimento generale sulla Videosorveglianza e che sollevò l’imbarazzo di qualche funzionario dell’Autorità.

Ecco perchè, crediamo, sarebbe tempo che il Garante affronti il tema e stabilisca come e quando le immagini possano essere ulteriormente conservate, solo quando estrapolate al di là della normale registrazione effettuata in conformità alla normativa, ed esclusivamente per specifici fatti concreti, nonchè per i tempi congrui connessi ad una ipotetica difesa in giudizio.

I consulenti e i tecnici di Adeia Consulting restano a disposizione di chiunque voglia richiedere ulteriori informazioni.